Die gemeente ontvang die persentasie vir infasering vir die betrokke jaar in Desember per e-pos vanaf die Sinodehuis.

Terselfdertyd ontvang die ringsverteenwoordiger vorm BGW1 (voorbeeld aangeheg), wat die persentasies van al die gemeentes in die ring bevat.

Die gemeente ontvang saam met die persentasie in 3.1. genoem, vorm BGW2 waarop die gemeente haar verwagte inkomste vir die volgende boekjaar moet aandui.

Die gemeente bereken die bydrae vir gesamentlike werk, gebaseer op 90% van die verwagte inkomste vir die jaar en voorsien dit saam met vorm BGW2 aan die ringsverteenwoordiger.

Die ringsverteenwoordiger kontroleer dit in die lig van sy/haar gegewens en besorg al die BGW2 vorms, saam met die voltooide BGW1 by die Sinodehuis voor 1 Februarie van die jaar wat afgesluit word vir ouditering.

Hierdie bedrag sal dan deur die rekenmeester per debietorder gevorder word, totdat dit deur die gemeente gewysig word (sien ook punt 3.10 hieronder).

Ter wille van administratiewe doeltreffendheid en die kontantvloei van die sinodale begroting, word alle BGW vorderings per debietorder gedoen. Daar sal egter geen verandering aan die ooreengekome bedrag, soos per BGW2 deur die gemeente ingedien, gemaak word, sonder die gemeente se skriftelike opdrag soos per ’n semester- of ander verslag nie.

Tydelike staking van debietorders, in die geval van kontantvloei probleme, kan deur die gemeente met die RVF gereël word. Die tydelike staking beteken egter nie vrystelling van die betrokke BGW nie en indien dit vir langer as 2 maande nie gevorder kan word nie, word die saak na die RK verwys vir moontlike bedieningsondersteuning.

Die goedgekeurde begroting van die gemeente word dan voor of op 28 Februarie aan die ringsverteenwoordiger voorsien, wat dit weer op sy/haar beurt aan die rekenmeester van die sinode besorg.

Aangesien ‘n begroting slegs ‘n finansiële plan is, wat nie noodwendig realiseer soos opgestel nie, is daar ook voorsiening gemaak vir aanpassing van die bydrae gedurende die finansiële jaar, asook ‘n finale berekening aan die einde daarvan.

Indien dit na 6 maande, na indiening van die semesterverslag, blyk dat die verwagte inkomste meer of minder gaan wees as wat begroot is, kan die rekenmeester by die Sinodehuis opdrag gegee word om die vorderingsbedrag aan te pas. Hierdie prosedure kan ook na 9 maande gevolg word, sodat daar steeds oor die laaste 3 maande ‘n aanpassing gemaak kan word om die oor en weer betaling van groot bedrae op jaareinde te voorkom.

Wanneer die geouditeurde state van die gemeente ontvang word sal daar, in die lig van die finale berekening deur die ouditeur, (gebaseer op die werklike inkomste vir die finansiële jaar), ’n vordering van, of terugbetaling aan die gemeente wees.

Aftrekking van uitgawes

Van die hoofredes vir die besluit om oor te skakel na ‘n nuwe stelsel, was regverdigheid en eenvoud. Omdat die aftrek van sekere uitgawes tot heelwat onduidelikheid en selfs ongelykheid gelei het, is daar besluit om nie voort te gaan met die beleid van die aftrekking van sommige uitgawes nie. Daar kan dus, by die berekening van die finale BGW, geen uitgawe afgetrek word nie, behalwe soos genoem in 5.2 hier onder.

Aftrekking van inkomstes

Om dieselfde rede as in 3.13 genoem, is die aftrekking van inkomstes heeltemal vereenvoudig. Slegs die volgende inkomstes kan van totale inkomste afgetrek word:

1. Versekeringseise,

2. Kapitale wins op die verkoop van vaste eiendom,

3. Testamentêre bemakings,

4. Bedieningsondersteuning, wat beteken inkomste vir die gemeente, ontvang van die sinode, ring of ‘n ander gemeente van die Noordelike Sinode.

By hoë uitsondering kan die kerkraad die ring nader indien hulle oordeel dat daar ‘n ander inkomste is wat ook uitgesluit moet word. As die ring oordeel dat die versoek meriete het, word dit verwys na die Taakspan Bedieningsondersteuning vir oorweging. Die taakspan bestaan uit verteenwoordigers van die gemeente, die ring en die sinode.